工作流管理技术在企业中的应用

 工作流(Workflow)管理技术起源于20世纪70年代的生产组织和办公自动化领域，提出的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高工作效率、降低生产成本、提高企业牛产经营管理水平和企业竞争力的目标。由于受到当时水平的限制，最初的工作流系统主要以企业内部的文档处理为主。到了20世纪90年代，随着Intemet技术的发展及应用，促进了信息管理技术的发展，使得公司与公司之间、公司内部部门之间以及子公司之间的业务相互处理成为可能，这为工作流的发展带来了很大的机遇和挑战。

随着互联网的迅速深入与发展，以及贸易全球化的催生作用，中国传统企业要在未来空间范围更广、提供产品的时间更短、竞争更加激烈的市场竞争中立足，企业信息化刻不容缓。企业信息化是用信息技术改造传统产业和实现传统产业现代化、信息化的突破口。随着经济全球化的进一步加快，新一轮产业结构调整正在进行，信息化无疑将成为提高企业整体素质和综合竞争力的最佳选择。企业信息化建设不仅带来运作效率和经营业绩、市场竞争力的提高，而且推动了企业管理和业务模式的变革与创新；带动企业由传统向现代企业发展和转变。日前。电子商务(EC)，企业资源汁划(ERP)，产品数据管理(PDM)，客户关系管理(CRM)，汁算机集成制造(CIMS)等应用软件系统都使用了工作流管理功能，使系统支持过程管理。这样可以增加系统的适用性和灵活性。本文主要讨论工作流管理与ERP、PDM软件系统集成及相关问题。

一、工作流管理与PDM

市场竞争的加剧和计算机技术的发展使企业信息化成为必然，PDM作为企业信息化的重要组成部分。在实现企业的信息集成、提高企业的管理水平及产品开发效率等方面起到重要作用。在欧美地区的发达国家中，PDM已经得到较为广泛地应用，实施也比较成功；在国内，随着计算机技术在企业中应用的不断深入，许多企业也开始意识到实施PDM的必要性，部分企业已经或者正准备实施PDM。

PDM需要将所有与产品相关的信息和所有与产品有关的过程集成在一起。与产品有关的信息包括任何属于产品的数据，如CAD／CAE／CAM的文件、物料清单(BOM)、产品配置、事务文件、产品订单、电子表格、生产成本、供应商状况等。与产品有关的过程包括任何有关的加工工序、加工指南和有关批准、使用权、安全、工作标准和方法、工作流程、机构关系等所有过程处理的程序。它包括了产品生命周期的各个方面，PDM能使最新的数据为全部有关用户应用，包括工程设计人员，数控机床操作人员、财会人员及销售人员都能按要求方便地存取使用有关数据。在PDM系统中，产品数据从生成到报废往往要经过一系列的状态如概念生成、设计、审批、发放、生产、试用、变更、投放市场及报废等，这些状态构成了产品数据的生命周期。在PDM系统中，工作流管理系统必须很好地描述这些业务过程，而流程的主要使用者是企业的工程设计部门、制造部门以及企业领导。

数据对象从一个生命周期状态变换到下一个生命周期状态应进行的操作以及处理规则构成工作流的活动(任务)，因此：

(一)PDM系统的工作流管理的首要功能是活动管理。

即主要管理何人、在何时、用何种权限、对何种数据对象进行何种操作，以及对何种数据对象产生何种影响在进行产品设计时，设计人员经常要创建新的或编辑修改旧的数据对象，这就要维护数据的版本，保证不同角色能在需要的时候所得到的数据的正确性。同时产品设计的下游设计者也需要上游数据的合适版本，诸如此类的数据访问应在工作流模型定义中给予准确的描述。

(二)PDM系统的工作流管理的另一个重要功能是对工程变更管理的支持

工程变更足生产过程中频繁出现的重要事件，需要有规范的过程约束和控制机制，利用工作流管理可以实现工程变更的顺利执行。

(三)PDM系统的工作流管理也将支持设计数据的审批流程

PDM系统与工作流管理的集成有两种方式，一种方式是直接将工作流管理做为PDM系统的功能模块，另一种是应用第三方的嵌入式工作流引擎。目前绝大多数商用PDM产品都自行开发了工作流管理模块。由于技术及商业利益等因素，流程互操作还有很大的局限，也影响了产品的协同开发，不过WFMC和BPMI正在进行这方面的研究工作，并取得了一定进展。

二、工作流管理与ERP

企业资源计划(ERP)产生于20世纪90年代，是在MRPⅡ的基础上发展而来。ERP为制造业企业产供销人财物的管理提供了一整套优化企业资源利朋，集物流、信息流、资金流为一体的现代化管理工具。随着互联网技术的普及，企业普遍以ERP系统作为内部流程资产集成的主要工具，并且它已经成为我国目前企业信息化的重点和难点。它同时也是企业实施电子商务和客户关系管理的基础和翦提条件。已经有很多国外的ERP软件出现在中国市场上，但是，缺少工作流技术作支撑的ERP系统在过程集成和企业间集成方面将存在不足，具体表现在：

(一)ERP是一个面向功能的事务处理系统

它为业务人员提供了丰富的业务处理功能，但是每个业务处理都不是孤立的，它一定与其它部门、其它人、其它事务有关。缺少工作流技术支持的ERP系统，对企业业务流程将缺乏有效的控制和管理。一些业务流程仅仅依靠业务规则的约束，由人工离线完成，对业务流程无法进行监控。ERP产生了许多报表、文件，这些材料被打印装订成册，按流程规定交给有关领导审批。这样的工作方式把企业领导置于系统之外。他们进不进入系统都无所渭，即使进入系统也只是查询企业生产经营信息，而不是用系统来行使领导职能。其后果就是：其一．领导不关心系统的运行，使系统的实施效果大打折扣；其二，信息化本该向无纸化方向发展，一切信息都己存放在系统之中，完全可以通过在线电脑进行查询和处理办公业务。但是由于没有业务流程的控制，业务人员必须把需要领导审批的报表、报告、文件经过打印，装订成册，呈送有关领导审批。从而使得现行ERP系统不是省纸化、无纸化，而是多纸化、有纸化。这不仅增加了系统的运行成本，而且大大降低了办公效率，降低了业务流程标准化、规范化的管理和控制。

(二)依靠业务人员离线完成的业务流程，非常不利于业务流程的改变

我国企业正在从区域经济向世界经济转变，由传统制造向敏捷制造、虚拟制造发展。为了应对激烈的竞争环境，企业要不断地改进自己的管理，实施流程再造。这就意味着企业的业务流程是需要改变的。所以ERP系统必须是功能可重构、流程可改变、高度柔件的系统。为此将工作流管理技术引入ERP系统就成为必然的结果。

工作流管理系统为企业进行业务流程重组、过程管理与过程自动化以及为企业之间或部门之间的信息交流提供了一种有效的技术手段。以工作流为基础可配置可重构的ERP系统，可以将工作流和ERP的事务处理结合在一起进行考虑。将具有更好的集成性，具有更长的生命周期。以业务流程为出发点，结合企业建模、构件化技术，通过实施系统化复用，面向不同类型的行业快速构建可定制的、与企业业务持续改进相适应的ERP系统，对于降低ERP系统的产品及实施的复杂度，提高ERP的适应性及成功率有十分现实的意义。工作流技术与ERP系统之间的结合必然会为企业带来诸多益处：

1．工作流管理技术可以使企业内部各部门间，或企业间的业务交流更加容易。例如采购流程包括：采购申请、审批、定单、验收单、入库单等，他涉及到组织、角色、任务和过程的定义和管理。工作流管理系统恰如其分地将办公审批、流转、发布等流程控制与ERP系统结合在一起，让企业过程管理随时得到监控。

2．工作流与BPR的概念，已经被几乎所有的研究者联系在一起研究和应用。激烈竞争的市场环境。需要企业不断地改变自己以适应外部环境的变化。企业兼并、内部重组、工作流程改变是经常发生的事情。一个基于工作流、可配置、可重构的ERP系统对于BPR十分重要。企业组织的运营都包含了许多的业务流程，而建设ERP系统的重要工作之一就是对用户的工作流程的分析、建模和实施。工作流是支持企业业务过程重组和ERP系统动态重构的关键技术，工作流技术可以支持应烈程序按用户定义的漉程或路线进行运行。基于工作流的ERP系统，可以通过流程的再定义，灵活地将应用系统的功能连接在一起，快速完成企业BPR和ERP系统的搭建。

3．工作流管理技术是解决业务过程集成的重要手段，它与ERP或其它管理信息系统的集成，将实现业务流程的管理、控制和过程的自动化，使企业领导与业务系统真正集成，实现企业业务流程的重构。所以工作流管理技术受到人们的高度重视并得到快速地发展。